公路档案管理重在收集

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公路档案管理重在收集

新闻作者：文 / 陈福朝

    公路档案是公路规划建设、发展力的信息资源，也是公路事业各项工作的前提和基础，而公路档案的齐全、完整在于日积月累的收集，这样才能充实、丰富公路档案馆藏，使公路档案更具利用价值。
    目前，公路档案管理与公路事业发展很不适应，公路建设部门存在不同程度的重进度、轻记录，重建设、轻档案的意识，导致公路建设档案材料收集不完整，其主要原因是以往封闭、保守的观念仍不同程度存在；公路建设投资大、参建单位多、流动性大、工程时间长等特点，客观上给公路建设档案材料的收集工作带来很大的困难；一般大、中修、旧路改造工程形成的档案数量少，不容易引起足够重视；个别工作人员仅为自己方便，档案材料长期存放在自己手中，久而久之使档案材料遗失。那么，如何才能提高存档意识，促进档案收集工作，更好地服务于交通建设，笔者认为应从以下两方面入手。
    丰富资源加大公路档案材料收集工作力度
    档案材料收集完整与否，直接影响档案信息资源的开发利用，为使档案更好服务于公路建设事业，必须加强公路档案材料收集工作。
    领导重视、提高认识是搞好公路档案材料收集工作的关键。近年来，全省公路系统在档案管理中，由于各级领导重视，使档案管理工作取得了明显的成绩。档案材料收集工作作为公路系统的基础业务工作，在今后工作中还必须强化对档案人员进行档案知识教育和培训，提高对收集原始材料的认识，树立善于发现档案材料，勇于保护档案材料，勤于管好档案材料的良好作风。
    依法治档是搞好公路档案材料收集工作的根本。必须深入学习、宣传《档案法》，充分认识档案工作重要性，主动保护、爱护档案，只有增强全行业的档案意识和法律观念，做到以法治档，才能使公路档案从形成、处理、收集到归档各个环节都得到有效保障。
    建立健全档案管理网络是搞好公路档案材料收集工作的前提。档案管理网络化，是公路系统档案完整、齐全、统一的重要保证。全省公路系统应建立适应新形势发展需要的综合档案管理机构，统一协调各单位、各部门的档案管理工作，形成一个完整的档案材料收集网络，最大限度地避免原始档案材料的散失。
    加强档案制度建设是搞好公路档案材料收集工作的保证
    配套的制度是保证工作秩序的有效措施，是做好公路档案材料收集工作的根本所在。
    建立完善的文书处理制度。首先建立文件收发登记制度，把好收、发文关，根据掌握的信息和工程项目的特点、规律，确定可能形成的文件材料，及时编制初步的归档目录，使档案部门和公路参建单位对将形成的工程档案材料做到心中有数；建立跟踪制度，跟踪收集要求档案人员经常深入到各部门和施工单位，及时获取准确信息，时刻紧追工程文件变化情况和运行过程，达到收集齐全、完整的目的；建立督促和催办制度，在文书处理过程中，文书档案人员要关注文件运行过程，跟踪督促办理，对处理完毕的文件、会议评论、工程文件、图纸要积极主动上门收集；建立限时办结制度，各部门每年形成的文件材料要求次年3-4月内整理、立卷移交档案室，工程项目技术档案要在竣工验收后三个月内整理、立卷移交档案室，否则，按限时办结制度奖罚兑现。
    建立科技档案保证金制度。科技档案是公路养、建、管以及旧路改造的依据。目前，科技档案流失和收集不全已成为档案管理工作中比较突出的问题。因此，应建立保证金制度，在各项目计划中列支一定比例的保证金，在项目竣工验收后，移交验收档案材料时，按验收得分情况返还档案保证金。以保证科研项目和工程档案的完整、齐全、系统、准确和相互配套。
    坚持科技档案检查验收制度。严格按照国家有关档案法规、政策，坚持档案部门参与工程验收和科技项目鉴定，做到下达任务与提出归档要求同步、检查进度与检查档案形成同步、验收鉴定成果与验收鉴定科技档案同步、评奖成果与档案部门出具归档证明同步的“四同步”管理。这是确保档案资料齐全、完整、准确的有效措施。