省公路局作为全省公路行业管理的专门机构，高度重视利用科技信息技术提高管理能力。局机关早在2005年就开发应用陕西公路网络办公管理系统，推行网上办理发文。经过2007年、2009年两次升级改版系统，扩展到网上办理收文，并提高了网络运行速度。2010年借助交通专网又实现了与各市公路管理局的电子公文传输，进一步增强了办公自动化的功能，基本实现了无纸化办公。
在推进办公自动化的过程中，省公路局坚持“边使用、边完善”的工作思路，根据使用者的意见和要求，不断改进优化网络办公系统功能，目前形成了一个以处理文件为主，兼具公文查询、手机短信、政务信息、内网平台等多种功能的综合性办公系统，共开发了政务管理、内部通讯、个人助理、内网平台及系统管理5大子系统，16个功能模块。系统具备办理文件高效、传输文件迅速、查询文件直观、共享资源丰富、办公形式多样的特点。
办理文件高效。系统既规范了文件办理的基本程序，又灵活对待文件办理的差异需求。流程设置灵活，使用者可以根据文件办理需要“重置流程”，增加协办处室，指定办理人；“退回”功能将文件退回上一级，痕迹保留完好，上一环节办理人依据退回意见对文稿进行修改或重新填写办理意见；“随机办理”遵循“有时间即先行办理，办理在同一级别职务中不分先后”的原则，避免了文件因个人出差、请假等原因导致的文件流转中断，保证了文件的高效正常运转。待办的文件通过办公自动化系统图标“闪烁提醒”和发送“短信提醒”两种方式，提醒待办人员；经办文件全程跟踪，通过文件“处理记录”跟踪查看最新办理状态，了解办理进度和结果，催促加快办理。
传输文件迅速。实施办公自动化以后，文件传递一键发送，与纸质文件办理相比，流转速度提高数倍。轻松实现1份文件在几秒钟内向多个单位的快速传输，使发送红头文件像发送电子邮件一样快捷，重要信息瞬间到达，同时能够保留红头和公章，符合公文、公章管理制度；专用网络传输和密钥保护，确保文件安全；发送或接收文件是否成功，界面都有提示性信息可供查看，有效防止了文件的漏发、错发和重发。
管理文件直观。办公自动化“收文管理”包括“跟踪收文”、“办结收文”、“最新收文”等相关子栏目。正在办理的文件保存在“跟踪收文”，继续流转；办理完毕的文件保存在“办结收文”，结束流转；“最新收文”包括登记扫描的全部文件。“跟踪收文”、“办结收文”和“最新收文”像3个文件盒一样，根据办理状态对文件加以区别和存放，清晰直观；管理人员依靠它们轻松实现对文件的跟踪和管理，简便快捷，避免了文件的丢失。
共享资源丰富。办公自动化将每个工作日内登记扫描的收文、办结完毕的发文都更新在最新收发文栏目中，同时将近2～3年的收发文件全部储存在后台，通过“公文查询”，使用者可以选择多种不同查询条件进行精准查询、阅读、保存和打印。如此省时省力的搜索不仅拓宽了以往查阅文件只能依赖档案的单一渠道，也将分散的文件集中起来，建立起了功能强大、信息丰富的资料库，便于使用者浏览全局公文，掌握全局中心工作。系统还将单位常用网址、服务系统和办公自动化系统作一链接，让使用者登录一个系统（办公自动化系统）即可打开陕西省公路统计信息管理平台、路况信息服务系统、出行信息服务系统、人力资源管理系统、公路信息网等5个资源渠道，享用公路统计、路况出行、人力资源、行业新闻等多种信息资源。
办公形式多样。依托办公自动化可以向系统用户发送手机短信，能够查看收信人的短信回执，既提高了通知会议的工作效率，也能作为提示性信息向收信人提醒会议时间和地点；“RTX”是一个类似于“QQ”的内部联系群，提供了单位每位同志的姓名、所在部门、办公电话、手机号码和邮箱，使用者可以利用它传送文件、交流工作、分享资源、探讨问题，方便了同事间的联系沟通；“外联信息”提供了行业内部兄弟单位主要领导的姓名、办公电话和手机号码，作为一个可移动的电话簿使用方便。
在积极完善办公自动化功能的同时，我们采取多项措施，帮助使用者适应网上办公的习惯、掌握网上办文要求。除了在系统试运行之初组织开展操作培训外，我们还及时总结存在问题，针对操作中易出现的错误和疑难问题，印制《陕西公路网络办公管理系统常见问题一问一答》，巩固提高使用者的操作技能。不定期通报办公自动化登录情况，提醒大家每天上班及时上网，办理待办文件。尽力杜绝纸质文件运转，督促大家养成网上办文习惯。特别是对一些重要文件、通知，通过办公自动化发布，吸引大家上网查询，让使用办公自动化成为广大干部职工的自觉行为。
公文处理作为办公自动化最为重要的功能。近年来省公路局依托办公自动化，有效提升了办文质量、效率和规范化水平。一是收文实行分类管理和限时办理。根据文件内容轻重缓急，依次分为A、B、C三类，要求承办部门分别在3、7、10个工作日内完成办理。办公室重点加强对A类公文和有明确时限要求公文的督查督办，做到紧急公文跟踪督办，重要公文重点督办，确保了文件及时办理。二是坚持季度文件办理情况通报制度。在每个季度末对本季度收文办理情况及办理中存在的问题进行通报，加大督办力度，杜绝推诿扯皮、久拖不办等的现象发生。针对个别文件办理意见不明确，要求没有明确办理意见的文件，不允许转到下一个环节。文件办理人员从最初的不接受到不断从中受益、形成工作习惯，机关文件办理质量得到明显改善。三是调整基层来文办理程序，将基层上报的一般文件办理顺序调整为先由处室提出办理意见，再呈局领导阅示，切实提高了文件办理效率，明确了公文办理意见，也为后期归档工作奠定了基础。
办公自动化不仅能规范、提高机关文件管理水平，同时也在助推机关各项管理更加规范、更加高效、更加透明。省公路局将进一步完善系统功能，并在全行业大力推广应用，为提升全省公路行业管理水平做出积极探索与实践。
