如何做竣工文件归档工作

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如何做竣工文件归档工作

新闻作者：文 / 李婷李敏

    竣工文件是公路工程建设过程中工程质量、数量和最终技术标准的真实写照，它反映了实际形成的生产能力和投资效益的全部面貌。因此，如何做好工程建设中竣工文件档案管理工作，显得尤为重要。结合公路工程竣工文件档案工作实际，笔者认为在建设项目档案管理中应着重做好以下几个方面的工作：
    重视文件资料的搜集、整理工作，完善档案整理有关规定、制度、办法等。在工程施工过程中，业主、监理及施工单位往往把重点放在对工程质量的检查、监督上，而对于工程竣工文件的搜集、整理重视不够，通常是在工程临近结束时才开始进行内业资料的整理工作，这样容易造成了资料的积压、甚至丢失，难以保证资料的完整性，同时，整理起来也头绪较多，不利于做好做细资料的整理工作。为保证竣工文件档案的完整性、连续性，自工程开工伊始，业主就应严格按照交通部印发的《关于公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》有关规定要求，结合各工程项目的实际特点，指导监理、施工单位做好竣工资料的归档、整理工作。一方面，使其有一个统一的规范和标准，保证竣工资料整理工作统一、有序；另一方面，从工程开工起便使工程人员注重资料的收集整理工作，对后期资料搜集、归纳、整理工作起到了基础性作用，为做好竣工资料整理工作奠定了基础。
    落实专人负责，实行工程文件材料管理领导人责任制。在各建设项目中，业主要将公路工程竣工文件材料立卷、归档工作，纳入公路工程建设项目的管理中。建立公路工程文件材料管理领导人责任制，配备专人负责该工程项目内业资料的立卷、归档工作，并要求各监理单位、承包单位必须落实专人负责各自内业工程资料搜集、整理和完善工作。业主单位内业资料人员对监理资料、承包单位施工资料的整理工作起到指导、规范作用，从而保证了工程竣工文件资料的完整性、准确性与系统性。内业资料管理人员的水平直接决定着工程竣工资料整理工作的质量水平高低，因此大力提高内业管理人员的业务能力水平，是提高工程竣工文件整理质量水平的关键所在。
    加强技术交流，提高资料整理水平。在工程资料整理过程中，一般都存在着工程管理人员和档案管理人员因对相互业务不熟悉，造成内业资料整理过程中的重复返工现象较为普遍。为尽可能避免资料整理过程中的重复返工现象发生，各单位之间要加强交流工作，邀请档案管理专业机构人员对于竣工资料的装订原则、要求和注意事项等细节问题和容易发生错误的方面进行进行详细的技术指导，严格把好工程竣工文件立卷、归档及装订质量关，这一措施对于顺利完成各工程竣工资料的整理工作起到了积极地促进作用。