在10月25日省高速集团举行的首届“陕西高速工匠”命名表彰暨工匠精神分享会上,西禹公司档案管理员刘建平捧回了“陕西高速工匠”的荣誉证书。这一殊荣是对他几十年来守护兰台的匠心精神最大的肯定。
兰台是汉代宫内藏书之处,由御史中丞管辖,置兰台令史,后世因此称御史台为“兰台”。 经过两千多年的演变,“兰台”成为档案保管机构和档案工作的代名词,“兰台人”也便成为从事档案管理工作者最美的称谓。刘建平与兰台结缘是在1983年。那一年从部队复员的他被分配到省公路局机械厂工作。后被抽调到厂政治处整理干部人事档案。虽然对档案管理工作还不了解,但他想,干部人事档案记载着当事人的工作经历、政治思想、品德作风和工作能力等信息,既是组织的秘密,也涉及个人隐私。整理工作虽然单调枯燥,但容不得半点粗心大意。于是暗下决心,绝不泄露自己所接触到的秘密和信息,不辜负组织和领导的信任。在整理过程中他发现,许多干部人员的档案存在缺件较多,且整理不规范。这种情况下,必须对每一件档案进行核实和完善,每个阶段、每个环节都要反反复复“折腾”好几遍,确保每个干部个人档案真实、准确,重要原始依据材料规范完整。为快速适应新岗位、进入新角色,刘建平一边忙着手头的工作,一边利用业余时间大量阅读档案书籍,参加各类档案业务培训和专业学习,用心聆听档案专家教授讲课,整理了数万字的学习笔记,并顺利拿到了档案管理专业毕业证书。
机遇总是垂青有所准备的人。2007年7月,刘建平迎来了人生的转折点。正式运营后的西禹公司急需人员管理数万卷(件)档案,于是他凭借专业履历成为了西禹公司一名专职档案管理员。到公司没几个月,刘建平就赶上了交通运输部对禹阎高速公路建设项目的专项检查验收,时间紧、任务重、要求高,压力大。他全身心扑在了档案堆里,分文件、归种类、选材料、立案卷,翻、查、记、写、整,逐卷检查历年累积的归档案卷,对存在问题逐项整改,对送交的文件材料,层层把关、严格审查,不符合标准的,坚决退回、重新整理,保证了档案完整准确和规范有序…… 功夫不负有心人,2008年7月,禹阎高速公路建设项目档案通过交通部档案专项验收;2009年7月,西禹公司档案工作顺利通过省档案局“三A”认证;2012年11月,禹阎高速公路建设项目档案被国家档案局评为“全国建设项目档案管理示范工程”。
老子曰:“天下大事,必做于细”。要做好档案工作,必须注重细节,严格把握文件材料的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等每个环节,从文件材料的收集到最后排列上架,任何一个环节疏忽大意,都可能导致档案不实、不全或分类错误,给查阅利用带来不便。在禹阎高速公路项目档案归档整理工作中,刘建平发现禹阎高速公路土建工程施工第八合同段项目部,有24卷管理文件案卷题名不规范,便退回该单位整改。为了使归档整理的档案在以后的借阅利用中不出现开裂、掉页现象,他不怕烦琐,坚持采用“三点一线”的方法装订案卷,保证了建设项目档案案卷的整理质量。对施工单位移交档案中发现的个别复印页,他坚决要求移交单位抽换。这样做虽然工作难度大,又得罪人。但刘建平始终坚持原则,没有退缩,不仅保证了案卷齐全完整真实,同时也赢得了施工单位对他的尊重。
要做好档案管理工作还需要精益求精的作风。在公司4个管理所档案工作目标管理认证过程中,地方档案管理部门在指导时引用档案规范不一致,导致管理所个别档案分类错误。刘建平发现这个问题后,及时提醒管理所兼职档案员注意并予以纠正。经调研分析,形成了《对档案工作的思考和建议》调研报告,并在2018年省高速集团档案工作座谈会作专题发言。在实物档案归档整理中,由于奖牌数量较多,加之有些奖牌的题名也相同,归档整理仍有不便,刘建平创造性地使用标签纸打印题名、进行编号登记,并粘贴到奖牌背面,方便了保管和提供利用,此举随后在集团公司各单位加以推广使用。
2011年12月,国家档案局颁布第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》。按照省高速集团档案馆要求,由刘建平起草的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,成为集团各运营公司档案管理样本。在他的不懈努力下,西禹公司的档案管理水平也迈向了新台阶。如今,刘建平管理着西禹公司档案室各门类档案36000余卷(件),对每份档案在柜架排放的位置和分类都了然于胸。他非常自信地说,我就是西禹公司档案管理的“活字典”!
档案工作又是枯燥繁琐的,需要极大的耐心。西禹公司从项目建设转为运营管理模式后,各管理所的档案管理工作明显滞后。针对这一状况,刘建平想办法克服各种困难,协助各管理所建立档案室,使档案管理工作六项制度上墙;加班加点,现场手把手地教兼职档案员文件材料的收集整理技巧和档号编制方法,把自己多年积累的知识和经验毫不吝啬地进行了传授,教他们规范使用“文书档案归档章”以及正确填写“借阅复印档案审批表”“档案库房安全检查记录”,为公司档案规范化管理奠定了良好基础。
因着对这份工作的热爱,从西禹高速第一批收费站准备设置“ETC”车道起,刘建平就有意识地用照片和文字记录每一个收费站(点)、每一次的改造和变化。2018年,西禹公司拍摄纪念改革开放40周年“与时代同行”微视频,就利用档案19卷(件),全方位、多角度反映了西禹公司建设时期和运营管理过程中的发展、变化。刘建平说,随着时间流逝,当他回过头来再翻这些照片和档案,发现他与档案的相守更像是一种修行,以翻拣、修补、整理、装订的方式在历史与现实间穿行,平凡普通的日子因此变得丰富而闪亮。